Kompletny proces wynajmu
Poniżej pełna ścieżka od pierwszego kontaktu z klientem po zwrot pojazdu - krok po kroku, w takiej kolejności, w jakiej realizujesz ją w aplikacji.
- 1
Zapytanie klienta - sprawdź dostępność pojazdu w kalendarzu w zakładce Rezerwacje i podaj cenę wynajmu.
- 2
Utworzenie rezerwacji - dodaj klienta do bazy (jeśli jest nowy, możesz to zrobić bez wychodzenia z formularza) i utwórz rezerwację z odpowiednimi datami.
System sam wyliczy liczbę dni i całkowitą cenę.
Jeśli klient płaci od razu, zaznacz Opłacone, aby zapisać pełną płatność (najem, usługi i kaucję) bez wchodzenia w szczegóły wynajmu.
- 3
Przygotowanie umowy - w szczegółach rezerwacji wygeneruj umowę z szablonu. Dokument tworzony jest po stronie serwera i pobierasz go jako PDF.
- 4
Wydanie pojazdu - utwórz protokół wydania: zrób zdjęcia pojazdu, zaznacz istniejące uszkodzenia na schemacie, zapisz stan licznika, paliwa i czystość pojazdu, a następnie zapisz protokół.
- 5
Podpis i wysyłka dokumentów - klient może podpisać dokumenty elektronicznie na urządzeniu mobilnym, a komplet dokumentów wyślesz do niego bezpośrednio z aplikacji e-mailem.
Statusy wysyłki (Nie wysłano / Wysłano) widzisz przy dokumentach wynajmu.
- 6
W trakcie wynajmu - pojazd jest zajęty w kalendarzu, a stan wynajmu (Nadchodzący / W trakcie / Zakończony) wyliczany jest automatycznie z dat. Śledzisz zbliżający się termin zwrotu.
- 7
Odbiór pojazdu - utwórz protokół odbioru, porównaj stan z protokołem wydania (przy czystości widzisz stan z wydania obok pola), sprawdź przebieg (system podpowie ewentualną dopłatę), a następnie zapisz protokół.
- 8
Rozliczenie i zakończenie - w sekcji Płatności uzupełnij pozostałe wpłaty i rozlicz kaucję. Po minięciu daty zakończenia wynajem jest Zakończony, a pojazd znów wolny.
Sekcja Płatności w szczegółach wynajmu sama policzy, ile zapłacono i ile pozostało - nie musisz liczyć tego ręcznie.
Historia wynajmu zostaje w systemie - znajdziesz ją później w profilu klienta oraz w historii pojazdu.
Przegląd techniczny i blokada pojazdu
Gdy pojazd trzeba wyłączyć z wynajmu na czas serwisu lub przeglądu, połącz dwie funkcje: przypomnienie o zbliżającym się terminie oraz blokadę pojazdu w kalendarzu, która zablokuje utworzenie rezerwacji w tym okresie.
Ustaw przypomnienie o terminie
- 1
Dodaj nowe przypomnienie i przypnij je do konkretnego pojazdu.
- 2
Ustaw datę z wyprzedzeniem - np. dwa tygodnie przed wygaśnięciem przeglądu.
- 3
Jeśli termin powtarza się co roku, ustaw przypomnienie jako cykliczne (np. co 12 miesięcy).
Aktywne przypomnienia widzisz pod dzwonkiem 🔔 w górnym pasku, a na kalendarzu rezerwacji dzwoneczek w rogu dnia oznacza przypomnienie dla danego pojazdu. Po wykonaniu przeglądu oznacz przypomnienie jako ukończone - cykliczne utworzy wtedy kolejną instancję automatycznie.
Zablokuj pojazd na czas serwisu
- 1
Kliknij Nowa rezerwacja (lub pustą komórkę w kalendarzu) i przełącz zakładkę z Rezerwacja na Blokada.
- 2
Wybierz pojazd i zakres dat serwisu.
- 3
Wybierz powód blokady - Serwis, Przegląd techniczny lub Inne - i opcjonalnie dodaj opis.
- 4
Zapisz blokadę.
W terminie objętym blokadą system nie pozwoli utworzyć rezerwacji ani kolejnej blokady na ten pojazd - nie sprzedasz przypadkiem wynajmu na czas serwisu.
Obsługa klienta firmowego
Firmę obsługujesz tak samo jak klienta indywidualnego - różnica jest tylko w danych wpisywanych przy dodawaniu klienta i w tym, jak trafiają one na dokumenty.
- 1
Dodaj klienta firmowego - w formularzu wybierz typ Firma, podaj nazwę firmy i NIP (10 cyfr) oraz dane osoby reprezentującej.
Dla firmy zagranicznej zaznacz Cudzoziemiec - pole NIP zmieni się na NIP/VAT ID i przyjmie format międzynarodowy.
- 2
Utwórz rezerwację i dokumenty - na wygenerowanej umowie automatycznie znajdą się dane firmy (nazwa i NIP), a osoba reprezentująca zostanie wskazana jako podpisująca.
- 3
Rozlicz płatność - w sekcji Płatności zarejestruj wpłaty i wybierz metodę płatności; dane te trafiają też na umowę.
Wszystkie wynajmy danej firmy zbierają się w jej profilu - łatwo prześledzić historię współpracy i przygotować dane do rozliczeń.
Monitoring i przedłużanie licencji
W sekcji Licencja sprawdzisz wykorzystanie planu. Licencja obejmuje trzy limity:
Liczba pojazdów
Ilu aktywnych pojazdów możesz mieć w flocie.
Członkowie zespołu
Ilu użytkowników może mieć dostęp do konta firmy.
Miejsce na pliki
Łączna przestrzeń na zdjęcia i załączniki.
Zarchiwizowane pojazdy nie liczą się do limitu - jeśli zbliżasz się do granicy, zarchiwizuj nieużywane pojazdy zamiast zwiększać plan.
Licencję przedłużasz zwykłym przelewem bankowym. Sekcja Licencja pokazuje gotowe dane do przelewu - odbiorcę, numer konta i tytuł - które możesz skopiować. Po zaksięgowaniu wpłaty przedłużamy licencję i potwierdzamy to mailowo (zwykle w 1-2 dni robocze).
Płatności online nie są jeszcze obsługiwane - opłaty za licencję przyjmujemy wyłącznie przelewem. Jeśli licencja wygaśnie mimo wykonanego przelewu, zadzwoń do nas, a szybko przywrócimy dostęp.