Dodawanie pojazdu
Aby dodać pojazd do floty, przejdź do zakładki Pojazdy i kliknij Dodaj pojazd.
- 1
Wybierz typ pojazdu - Samochód osobowy, Samochód ciężarowy, Ciągnik rolniczy, Bus, Autobus, Przyczepa, Kamper lub Inne.
Bus to samochód dostawczy klasy Sprintera lub Transita, a Autobus to pełnowymiarowy autokar - to dwa osobne typy.
- 2
Wybierz markę i model z listy popularnych producentów.
Nie widzisz swojej marki lub modelu? Wpisz własną nazwę bezpośrednio w polu - zostanie zapisana jako dane tego pojazdu.
- 3
Opcjonalnie uzupełnij numer rejestracyjny i cenę wynajmu za dobę - te pola są widoczne od razu.
- 4
W sekcji Dane dodatkowe rozwiń pozostałe pola: kolor, typ nadwozia, VIN, wartość pojazdu oraz własną nazwę.
Pole Typ nadwozia nie pojawia się dla Przyczepy, Ciągnika rolniczego, Kampera, Busa i Autobusu - te pojazdy go po prostu nie mają.
Rok produkcji uzupełnisz w głównej części formularza. Kaucję, limit kilometrów i karę za przekroczenie ustawisz w sekcji cennika - zobacz Cenniki pojazdu.
- 5
Kliknij Dodaj.
| Pole | Czy wymagane |
|---|---|
| Typ pojazdu | Tak (domyślnie: Samochód osobowy) |
| Marka i model | Tak - z listy lub wpisane samodzielnie |
| Rok produkcji | Tak |
| Nazwa pojazdu | Nie - domyślnie Marka + Model |
| Numer rejestracyjny | Nie |
| Cena wynajmu za dobę | Nie |
| Kaucja | Nie |
| Kolor | Nie - domyślnie losowy |
| Typ nadwozia | Nie; brak pola dla Przyczepy, Ciągnika rolniczego, Kampera, Busa i Autobusu |
| VIN | Nie |
| Limit kilometrów i kara za przekroczenie | Nie |
| Wartość pojazdu | Nie - wykorzystywana w umowach |
Lista nadwozi obejmuje też Kabriolet - wybierzesz go wprost, bez oznaczania auta jako Coupe czy Inne. To samo nadwozie rozpoznaje import floty z arkusza.
VIN i numer rejestracyjny zapisują się automatycznie WIELKIMI LITERAMI. Jeśli nie podasz nazwy pojazdu, system utworzy ją z marki i modelu, a kolor dobierze losowo - możesz go później zmienić.
Metadane pojazdu i grupy (tagi)
Po zapisaniu pojazdu przejdź na jego profil (kliknij kartę pojazdu na liście), aby uzupełnić dodatkowe dane w karcie Metadane pojazdu.
Rodzaj paliwa i pozostałe parametry
W sekcji Dodatkowe informacje pojazdu dodasz rodzaj paliwa (w tym LPG), moc (KM), skrzynię biegów i inne parametry - z gotowej listy predefiniowanych kluczy lub jako własne pole.
Grupy pojazdów (tagi)
Przypisz pojazd do własnych grup, które utworzysz w Ustawieniach - ułatwiają filtrowanie i organizację floty.
Schemat uszkodzeń dobrany do typu
W protokołach i na profilu pojazdu uszkodzenia zaznaczysz na sylwetce odpowiadającej typowi auta - osobno dla Kampera, Busa i Autobusu, zamiast schematu osobówki.
Cenniki pojazdu
Karta Cennik i warunki wynajmu na profilu pojazdu zbiera wszystko, na czym auto wyjeżdża: cenę za dobę, kaucję, limit kilometrów i karę za jego przekroczenie. Każda pozycja ma osobny, opisany wiersz.
Progi za dłuższy wynajem
Cenę za dobę i progi ustawiasz w formularzu pojazdu - przy dodawaniu auta albo później przez Edytuj. W sekcji Cennik wynajmu podstawowy wiersz to Od 1 dnia, a przyciskiem Dodaj próg dokładasz kolejne - podajesz Od (dni) i Cenę za dobę. Przy wynajmie system sam dobiera właściwy próg i pokazuje go jako Zastosowany cennik - to etykieta dobranego progu, a nie nazwa osobnego cennika.
Progi cenowe działają zawsze - nie musisz nic włączać w ustawieniach.
Wiele nazwanych cenników
Jeśli to samo auto wynajmujesz na różnych warunkach - inaczej taksówkarzowi, inaczej firmie - włącz Wiele cenników dla pojazdu w Ustawieniach zaawansowanych. W formularzu pojazdu sekcja Cennik wynajmu zmieni się wtedy w Cenniki i pozwoli dodać kilka nazwanych zestawów warunków. Karta na profilu pojazdu nadal nazywa się Cennik i warunki wynajmu i pokazuje gotowe cenniki tylko do odczytu.
- 1
Otwórz formularz pojazdu - przy dodawaniu auta albo z menu opcji (trzy kropki) przez Edytuj.
- 2
W sekcji Cenniki kliknij Dodaj cennik.
- 3
Wpisz Nazwę cennika, np. TAXI.
Nazwa jest widoczna przy tworzeniu wynajmu i na samym wynajmie, więc nadaj ją tak, żebyś rozpoznał warunki po nazwie.
- 4
Uzupełnij warunki tego cennika: cenę za dobę wraz z progami, Kaucję, Limit kilometrów (na dobę) i Karę za przekroczenie limitu (zł/km).
- 5
Wskaż, który cennik jest domyślny - przyciskiem Ustaw jako domyślny. Cennik domyślny ma odznakę Domyślny i to on podpowiada się przy tworzeniu wynajmu.
- 6
Kliknij Zapisz.
Limit kilometrów z cennika jest tylko podpowiedzią - przy tworzeniu wynajmu możesz go nadpisać.
Wyłączenie opcji Wiele cenników dla pojazdu nie kasuje danych. Pojazdy zachowają dodane cenniki, a wynajmy nadal będą rozliczane według cennika, na który zostały utworzone - po prostu przestaniesz widzieć wybór.
Import pojazdów z pliku
Zamiast dodawać pojazdy pojedynczo, możesz zaimportować całą flotę naraz z pliku .xlsx lub .csv.
- 1
Na liście pojazdów kliknij strzałkę obok przycisku Dodaj pojazd i wybierz Importuj z pliku.
- 2
Pobierz gotowy szablon i uzupełnij go danymi swojej floty.
Szablon zawiera te same pola co formularz dodawania pojazdu.
- 3
Przeciągnij plik na stronę lub wybierz go ręcznie z dysku.
- 4
Sprawdź dane w podglądzie przed importem - każdy wiersz oznaczony jest jako gotowy, duplikat lub błąd.
Wiersze z błędami oraz duplikaty (pojazdy już istniejące w systemie) są automatycznie pomijane.
- 5
Kliknij Importuj pojazdy, aby zaimportować poprawne wiersze.
Kolor każdego zaimportowanego pojazdu dobierany jest losowo - tego pola nie ma w szablonie. Pozostałe dane, np. rodzaj paliwa czy grupy, uzupełnisz później na profilu pojazdu.
Edycja pojazdu
- 1
Znajdź pojazd na liście lub otwórz jego profil.
- 2
Kliknij menu opcji (trzy kropki) przy pojeździe i wybierz Edytuj.
- 3
Zmień wybrane dane.
- 4
Kliknij Zapisz.
Archiwizacja pojazdu
Jeśli pojazd nie jest już wykorzystywany do wynajmu, ale chcesz zachować jego historię (rezerwacje, protokoły), zarchiwizuj go zamiast usuwać.
- 1
Kliknij menu opcji (trzy kropki) przy pojeździe na liście lub na jego profilu.
- 2
Wybierz Archiwizuj.
- 3
Pojazd zniknie z domyślnej listy - zobaczysz go po zaznaczeniu Pokaż zarchiwizowane.
Zarchiwizowany pojazd możesz w każdej chwili przywrócić - wybierz Przywróć z tego samego menu.
Pojazdy z przypisanymi protokołami (wydania lub zwrotu) można wyłącznie zarchiwizować - system nie pozwoli ich trwale usunąć, żeby zachować spójność dokumentacji.
Usuwanie pojazdu
Usunięcie pojazdu jest nieodwracalne! Opcja Usuń jest dostępna dopiero dla zarchiwizowanych pojazdów - najpierw zarchiwizuj pojazd, aby ją odblokować.
- 1
Zarchiwizuj pojazd, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
- 2
Kliknij menu opcji (trzy kropki) i wybierz Usuń.
- 3
Potwierdź operację w oknie dialogowym.
Nie usuniesz pojazdu, który ma powiązane protokoły wydania lub zwrotu - w takim przypadku system pozwoli tylko na archiwizację.
Filtry i wyszukiwanie
Pasek wyszukiwania
Wyszukuje pojazdy po nazwie, marce, modelu i numerze rejestracyjnym.
Filtr marki
Zawęź listę do wybranej marki - przy każdej widzisz liczbę pasujących pojazdów.
Filtr grup (tagów)
Filtruj pojazdy po przypisanej grupie - w tym po pojazdach bez żadnej grupy.
Pokaż zarchiwizowane
Przełącz widok, aby zobaczyć pojazdy zarchiwizowane zamiast aktywnych.