Szablony umów
Zanim wygenerujesz pierwszą umowę, wgraj własny szablon. Przejdź do Ustawień, otwórz sekcję Szablony umów i kliknij Prześlij szablon.
| Wymaganie | Wartość |
|---|---|
| Format pliku | .docx (Microsoft Word) |
| Maksymalny rozmiar | 10 MB |
| Zawartość | Szablon musi zawierać zmienne (placeholdery) |
Zmienne to znaczniki w formacie {{NAZWA_ZMIENNEJ}}, które wpisujesz w treści dokumentu Word tam, gdzie mają trafić dane. Podczas generowania umowy system podmienia każdą zmienną na konkretną wartość z rezerwacji, klienta, pojazdu i danych Twojej firmy. Zmiennych, których nie użyjesz, po prostu nie wstawiaj - nie są wymagane.
Nazwy zmiennych muszą być zapisane dokładnie tak jak poniżej (wielkimi literami, w podwójnych klamrach). Nierozpoznana nazwa nie zostanie wypełniona.
Dane firmy
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| {{COMPANY_NAME}} | Nazwa firmy |
| {{COMPANY_STREET}} | Ulica |
| {{COMPANY_HOUSE_NUMBER}} | Numer domu |
| {{COMPANY_CITY}} | Miasto |
| {{COMPANY_POSTAL_CODE}} | Kod pocztowy |
| {{COMPANY_NIP}} | NIP firmy |
Dane klienta
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| {{CLIENT_FIRST_NAME}} | Imię |
| {{CLIENT_LAST_NAME}} | Nazwisko |
| {{CLIENT_PESEL}} | PESEL |
| {{CLIENT_EMAIL}} | |
| {{CLIENT_PHONE_NUMBER}} | Telefon |
| {{CLIENT_ADDRESS}} | Adres |
| {{CLIENT_COMPANY_NAME}} | Nazwa firmy (dla klienta firmowego) |
| {{CLIENT_COMPANY_NIP}} | NIP firmy (dla klienta firmowego) |
| {{CLIENT_ID_NUMBER}} | Numer dowodu osobistego |
| {{CLIENT_ID_AUTHORITY}} | Organ wydający dowód osobisty |
| {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_NUMBER}} | Numer prawa jazdy |
| {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_AUTHORITY}} | Organ wydający prawo jazdy |
| {{CLIENT_DRIVING_LICENCE_RELEASE_DATE}} | Data wydania prawa jazdy (dd-MM-yyyy) |
Dane pojazdu
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| {{CAR_BRAND}} | Marka |
| {{CAR_MODEL}} | Model |
| {{CAR_YEAR}} | Rok produkcji |
| {{CAR_REGISTRATION_NUMBER}} | Numer rejestracyjny |
| {{CAR_VIN}} | Numer VIN |
| {{CAR_RENTAL_PRICE}} | Rzeczywista stawka dobowa wynajmu (cena wynajmu podzielona przez liczbę dób) |
| {{CAR_DEPOSIT}} | Kaucja z cennika, na który utworzono wynajem |
| {{CAR_VALUE}} | Wartość pojazdu |
Dane rezerwacji
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| {{RENTAL_SHORT_ID}} | Krótki identyfikator wynajmu |
| {{RENTAL_START}} | Data rozpoczęcia (dd-MM-yyyy) |
| {{RENTAL_END}} | Data zakończenia (dd-MM-yyyy) |
| {{RENTAL_START_TIME}} | Godzina rozpoczęcia (HH:mm) |
| {{RENTAL_END_TIME}} | Godzina zakończenia (HH:mm) |
| {{RENTAL_TOTAL_DAYS}} | Długość wynajmu w dniach |
| {{RENTAL_TOTAL_PRICE}} | Całkowita cena wynajmu |
| {{RENTAL_PRICE_PER_DAY}} | Cena za dobę wynajmu |
| {{RENTAL_DEPOSIT}} | Kaucja wynajmu |
| {{RENTAL_MILEAGE_LIMIT}} | Limit kilometrów |
| {{RENTAL_DAILY_MILEAGE_LIMIT}} | Dzienny limit kilometrów |
| {{RENTAL_MILEAGE_LIMIT_PENALTY}} | Kara za przekroczenie limitu kilometrów |
| {{RENTAL_PAYMENT_METHOD}} | Metoda płatności |
| {{RENTAL_COMMENTS}} | Uwagi z rezerwacji |
Inne
| Zmienna | Opis |
|---|---|
| {{CURRENT_DATE}} | Aktualna data wygenerowania dokumentu (dd.MM.yyyy) |
Szablon może dodatkowo zawierać tabelę usług dodatkowych (nazwa i cena każdej usługi z rezerwacji) oraz pola na podpisy - te elementy system uzupełnia automatycznie przy generowaniu i podpisywaniu umowy.
Generowanie umowy
Umowę generujesz bezpośrednio z rezerwacji - system wypełnia szablon danymi klienta, pojazdu i wynajmu, a gotowy dokument powstaje po stronie serwera i zapisuje się jako plik PDF.
- 1
Otwórz szczegóły rezerwacji i przejdź do zakładki Umowa wynajmu.
- 2
Wybierz szablon z listy (Wybierz szablon).
- 3
Kliknij Wygeneruj umowę - system podstawi wszystkie zmienne i utworzy plik PDF.
- 4
Gotowy dokument zobaczysz w zakładce; użyj Podgląd, aby sprawdzić jego treść, oraz Pobierz, aby zapisać PDF na dysku.
Dokument nie jest blokowany po pobraniu - możesz go pobierać wielokrotnie, a w razie potrzeby usunąć i wygenerować ponownie (np. po zmianie danych rezerwacji). Wynajem blokuje się dopiero po podpisaniu umowy (zobacz niżej).
Podpisy elektroniczne
Umowę i protokoły podpiszesz elektronicznie wprost w aplikacji - na telefonie lub tablecie. Klient składa podpis palcem lub rysikiem na ekranie, bez drukowania i skanowania dokumentów.
- 1
W zakładce Umowa wynajmu kliknij Podpisz.
- 2
Otworzy się widok podpisywania z podglądem dokumentu.
- 3
Najpierw podpis składa wypożyczalnia, następnie klient - każdy na swoim etapie.
- 4
Po zatwierdzeniu system tworzy podpisaną wersję dokumentu i zapisuje ją przy wynajmie.
Podpisane dokumenty są przechowywane w formie zaszyfrowanej - dostęp do ich treści wymaga odszyfrowania po stronie systemu.
Po podpisaniu wynajem zostaje zablokowany (oznaczony jako „Umowa zablokowana"), co chroni podpisany dokument przed przypadkową zmianą danych.
Wysyłka dokumentów e-mailem
Gotowe dokumenty wyślesz do klienta bezpośrednio z aplikacji - nie musisz robić tego ręcznie z własnej skrzynki. W szczegółach wynajmu kliknij Wyślij do klienta, aby otworzyć okno wysyłki.
- 1
Kliknij Wyślij do klienta.
- 2
Zaznacz dokumenty, które chcesz przesłać - wszystkie zaznaczone trafią do klienta w jednym e-mailu.
- 3
Kliknij Wyślij zaznaczone.
Statusy wysyłki
Nie wysłano
Dokument nie został jeszcze wysłany do klienta.
Wysłano
Dokument został wysłany - przy statusie widać datę i godzinę wysyłki.
Do wysyłki kwalifikują się tylko gotowe (podpisane) dokumenty, a klient musi mieć uzupełniony adres e-mail. Dokument już wysłany możesz wysłać ponownie, jeśli poprzednia próba zakończyła się błędem.
Do e-maila z dokumentami może zostać dołączony link do opinii Google z prośbą o wystawienie oceny. Ustawisz go w danych firmy (Ustawienia → Link do opinii Google).
Usuwanie podpisanych dokumentów
Podpisany dokument także możesz usunąć - np. gdy trzeba poprawić dane i przygotować umowę od nowa. W zakładce Umowa wynajmu przy podpisanym dokumencie użyj przycisku Usuń.
- 1
Przy podpisanej umowie kliknij Usuń.
- 2
Potwierdź operację w oknie dialogowym.
- 3
Dokument zostaje trwale usunięty, a wynajem odblokowuje się do ponownej edycji i wygenerowania nowej umowy.
Usunięcie podpisanego dokumentu jest nieodwracalne - kasuje podpisaną wersję na stałe. Po usunięciu wynajem wraca do stanu edytowalnego (przestaje być zablokowany).