Protokół wydania
Protokół wydania (check-in) dokumentuje stan pojazdu w chwili przekazania go klientowi. Otwórz rezerwację i przejdź do zakładki Protokół wydania.
- 1
Wpisz stan licznika (km).
- 2
Podaj poziom paliwa.
Dla aut z instalacją gazową pojawi się dodatkowe pole Poziom LPG (%) - obok poziomu paliwa. Pole widać tylko wtedy, gdy w danych pojazdu zapisano LPG jako rodzaj paliwa.
- 3
Zaznacz Czystość pojazdu - osobno Karoseria (Czysta / Brudna) i Wnętrze (Czyste / Brudne).
Oba pola są wymagane - bez nich protokół nie zapisze się i zobaczysz komunikat „Zaznacz stan czystości".
- 4
Uzupełnij stan ogumienia - głębokość bieżnika opon (w mm).
- 5
Dodaj opis stanu pojazdu.
- 6
Dołącz zdjęcia pojazdu.
- 7
Zaznacz istniejące uszkodzenia na schemacie pojazdu.
- 8
Kliknij Zapisz protokół.
Wgrywanie zdjęć działa w tle - po dodaniu zdjęć możesz swobodnie poruszać się po systemie, a pliki doślą się bez blokowania Twojej pracy.
Dopóki zdjęcia się wysyłają, podpisanie protokołu jest zablokowane. Dzięki temu klient nie podpisze dokumentu, w którym brakuje jeszcze części zdjęć - poczekaj, aż wysyłka się zakończy, i dopiero wtedy podaj urządzenie do podpisu.
Schemat uszkodzeń dobiera się automatycznie do typu pojazdu - dla Kampera, Busa i Autobusu zaznaczysz je na właściwej sylwetce zamiast schematu osobówki.
Protokół odbioru
Po zakończeniu wynajmu otwórz rezerwację i przejdź do zakładki Protokół odbioru (check-out). Wypełnisz w niej podobny formularz jak przy wydaniu - stan licznika, paliwo (oraz poziom LPG, jeśli auto ma instalację gazową), czystość karoserii i wnętrza, bieżnik, opis, zdjęcia i schemat uszkodzeń.
Przy każdym polu czystości widzisz stan Przy wydaniu, więc od razu wiesz, w jakim stanie auto wyjechało - opłatę za mycie masz czym uzasadnić, bez zaglądania do poprzedniego protokołu.
Przy zapisie system automatycznie porówna stan początkowy i końcowy pojazdu. Jeśli przekroczono limit kilometrów, wyliczy należną dopłatę za nadprzebieg.
Gotowe protokoły pobierzesz jako PDF lub wyślesz e-mailem do klienta wraz z pozostałymi dokumentami wynajmu.
Poziom paliwa i poziom LPG trafiają do wygenerowanego protokołu PDF oraz na profil pojazdu, do sekcji ostatniego znanego stanu.
Dostęp do protokołu i hasło
Link do cyfrowego protokołu jest zabezpieczony hasłem - chroni to dane osobowe najemcy. Przy otwarciu linku klient zobaczy ekran Weryfikacja dostępu z prośbą o hasło.
Hasło do protokołu
Hasłem są 4 ostatnie cyfry numeru PESEL klienta. Jeśli klient nie ma numeru PESEL (np. najemca zagraniczny), hasłem jest jego nazwisko (wielkość liter nie ma znaczenia). Pamiętaj, aby przekazać klientowi właściwą formę hasła - inaczej najemca bez PESEL nie otworzy protokołu.
Podpowiedź na ekranie weryfikacji brzmi: „Hasłem są ostatnie 4 cyfry numeru PESEL lub nazwisko klienta".
Kody QR
Protokoły zawierają kody QR, które ułatwiają najemcy dostęp do dokumentacji cyfrowej. Po zeskanowaniu (lub kliknięciu) kodu klient zostaje automatycznie przekierowany do materiałów cyfrowych protokołu na telefonie.
Otwarcie protokołu przez kod QR również wymaga hasła - obowiązuje ta sama reguła (4 ostatnie cyfry PESEL lub nazwisko klienta).