Tworzenie rezerwacji
Aby utworzyć nowy wynajem, przejdź do zakładki Rezerwacje i kliknij Nowa rezerwacja. System sam wyliczy liczbę dni i całkowitą cenę.
- 1
Wybierz pojazd - cena za dobę i kaucja wczytają się automatycznie.
Dostępne są tylko pojazdy wolne w wybranym terminie.
Jeśli pojazd ma więcej niż jeden cennik, pojawi się dodatkowe pole Cennik. Podpowiada się cennik domyślny; po zmianie cena, kaucja i limity uzupełnią się według wybranych warunków.
- 2
Wybierz klienta z listy lub dodaj nowego bez wychodzenia z formularza.
- 3
Ustaw czas wynajmu - datę i godzinę odbioru oraz zwrotu (pola godzin są widoczne od razu).
- 4
Opcjonalnie wybierz usługi dodatkowe oraz dodaj uwagi - trafią one na umowę.
- 5
Zaznacz Opłacone, aby od razu zapisać pełną płatność (najem, usługi i kaucję).
Nie utworzysz rezerwacji, gdy pojazd jest już zajęty w wybranym terminie lub objęty blokadą (np. serwis).
Wynajem pojazdu, który ma więcej niż jeden cennik, pokazuje na szczegółach wyraźną etykietę Cennik: nazwa - dzięki temu od razu wiesz, na jakich warunkach auto wyjechało, także wtedy gdy wynajem powstał na cenniku domyślnym. Przy pojazdach z jednym cennikiem etykieta się nie pojawia.
Uwagi i notatki
Rezerwacja ma dwa pola opisowe o różnym przeznaczeniu. Uwagi trafiają na wygenerowaną umowę, jeśli szablon zawiera znacznik {{RENTAL_COMMENTS}} - to miejsce na przykład na dodatkowego kierowcę. Notatki zostają wewnętrzne i klient ich nie zobaczy.
Uwagi z danymi osobowymi
Jeśli w Uwagach wpisujesz dane osobowe - na przykład imię, nazwisko i numer prawa jazdy dodatkowego kierowcy - włącz przełącznik Uwagi zawierają dane osobowe. Treść pola „Uwagi" zostanie wtedy zaszyfrowana w bazie. Przełącznik ustawiasz osobno dla każdej rezerwacji.
- 1
W formularzu rezerwacji wpisz treść w polu Uwagi.
- 2
Włącz przełącznik Uwagi zawierają dane osobowe.
- 3
Zapisz rezerwację.
Na szczegółach takiej rezerwacji pole Uwagi ma odznakę Zaszyfrowane i nie wyświetla treści od razu - odsłaniasz ją świadomym kliknięciem, a przyciskiem Ukryj uwagi chowasz z powrotem. W trakcie odczytu zobaczysz krótki komunikat „Odszyfrowywanie uwag...".
Szyfrowanie nie psuje umów. Przy generowaniu dokumentu treść jest odszyfrowywana, więc znacznik {{RENTAL_COMMENTS}} działa tak samo jak dla zwykłych uwag.
Jeśli zamiast treści zobaczysz komunikat „Nie udało się odszyfrować uwag.", nie nadpisuj pola - odśwież stronę i spróbuj ponownie, a jeśli błąd wraca, skontaktuj się ze wsparciem.
Płatności
W szczegółach wynajmu znajdziesz sekcję Płatności. Zarejestrujesz w niej wpłaty za czynsz, kaucję, przedłużenia i kary, a system sam policzy, ile zapłacono i ile pozostało.
Statusy płatności
Nieopłacone
Brak zarejestrowanych wpłat.
Częściowo opłacone
Wpłacono część należności.
Opłacone
Cała należność rozliczona.
Nadpłata
Wpłacono więcej niż wynosi należność.
Metody płatności
Przy każdej wpłacie - za najem, dopłatę i przedłużenie - wybierasz metodę płatności. Trafia ona także na wygenerowaną umowę przez znacznik {{RENTAL_PAYMENT_METHOD}}.
Gotówka
Wpłata przyjęta gotówką w wypożyczalni.
Karta
Płatność kartą przez terminal.
Przelew
Zwykły przelew bankowy.
Voucher
Rozliczenie voucherem.
Kryptowaluty
Płatność w kryptowalutach.
Dopóki metoda nie zostanie wskazana, wynajem pokazuje Nie ustalono.
Kaucja
Odnotujesz pobranie i zwrot kaucji, a jej status - pobrana, zwrócona lub rozliczona - widzisz bezpośrednio przy wynajmie.
Zaznaczając Opłacone już przy tworzeniu rezerwacji, zapiszesz pełną płatność bez wchodzenia w szczegóły wynajmu.
Usługi dodatkowe
Zanim skorzystasz z usług dodatkowych w rezerwacji, zdefiniuj je w Ustawieniach - będą potem dostępne do wyboru przy każdej nowej rezerwacji.
- 1
W Ustawieniach przejdź do sekcji Usługi dodatkowe i kliknij Dodaj usługę.
- 2
Podaj nazwę usługi (np. fotelik dziecięcy, dodatkowy kierowca, GPS).
- 3
Wybierz typ ceny - Kwota lub Procent.
Kwota - stała, jednorazowa opłata doliczana do rezerwacji.
Procent - jednorazowa opłata liczona jako procent (max 100%) od całkowitej wartości najmu za cały okres rezerwacji, bez doliczania usług dodatkowych, kaucji ani innych opłat.
- 4
Kliknij Zapisz zmiany.
Podczas tworzenia lub edycji rezerwacji zaznacz checkboxy przy wybranych usługach - ich kwoty obliczą się automatycznie (dla usług procentowych na podstawie aktualnej ceny najmu), doliczą się do sumy rezerwacji i trafią na wygenerowaną umowę.
Stan rezerwacji
Rezerwacja nie ma osobno zapisywanego „statusu" - jej stan jest wyliczany na bieżąco na podstawie dat rozpoczęcia i zakończenia (widoczny np. w historii wynajmów klienta i pojazdu):
Nadchodzący
Wynajem jeszcze się nie rozpoczął.
W trakcie
Pojazd jest obecnie wynajęty.
Zakończony
Okres wynajmu już minął.
Nie ma osobnego stanu „Anulowana" - rezerwację, z której rezygnujesz, usuwasz trwale (zobacz Usuwanie rezerwacji niżej).
Kalendarz rezerwacji
Zakładka Rezerwacje pokazuje kalendarz (Gantt) floty - wiersze to pojazdy, kolumny to dni. Widzisz w nim jednocześnie rezerwacje i blokady pojazdów.
Okno 3 miesięcy
Kalendarz pokazuje trzy miesiące naraz; strzałkami przechodzisz do kolejnych/poprzednich.
Przejdź do daty
Wybierz datę w polu Przejdź do daty, aby kalendarz przeskoczył bezpośrednio do niej.
Filtr grupy pojazdów
Zawęź widok do wybranej grupy pojazdów (lub pojazdów bez grupy) - przy każdej opcji widzisz liczbę pasujących pojazdów.
Podgląd na najechanie
Najedź na wydarzenie w kalendarzu, aby zobaczyć szczegóły klienta, pojazdu i terminu bez otwierania rezerwacji.
Dzwoneczek 🔔 w rogu dnia oznacza aktywne przypomnienie dla danego pojazdu tego dnia - kliknij go, aby otworzyć listę przypomnień.
Obecnie dostępny jest tylko widok kalendarza (Gantt) - nie ma osobnego widoku listy ani filtrowania po statusie lub kliencie.
Blokady pojazdów
Jeśli pojazd jest niedostępny do wynajmu z innego powodu niż rezerwacja (serwis, przegląd techniczny), oznacz go blokadą w kalendarzu - system nie pozwoli wtedy utworzyć rezerwacji na ten pojazd w danym terminie.
- 1
Kliknij Nowa rezerwacja (lub pustą komórkę w kalendarzu) i przełącz zakładkę z Rezerwacja na Blokada.
- 2
Wybierz pojazd i zakres dat blokady.
- 3
Opcjonalnie zaznacz Blokada o określonych godzinach, aby ustawić godzinę rozpoczęcia i zakończenia - domyślnie blokada obejmuje pełne dni.
- 4
Wybierz powód blokady - Serwis, Przegląd techniczny lub Inne.
- 5
Opcjonalnie dodaj opis.
- 6
Kliknij Zapisz.
Blokady widoczne są w kalendarzu jako komórki oznaczone ikoną klucza 🔧. Kliknij istniejącą blokadę, aby ją edytować lub usunąć.
Nie utworzysz rezerwacji ani innej blokady, która koliduje z już istniejącą blokadą pojazdu w tym terminie.
Edycja rezerwacji
- 1
Kliknij na rezerwację w kalendarzu, aby otworzyć jej szczegóły.
- 2
W menu opcji wybierz Edytuj.
- 3
Zmień wybrane dane.
- 4
Kliknij Zapisz.
Możesz edytować daty rezerwacji, ale system sprawdzi, czy pojazd jest dostępny w nowym terminie.
Przedłużanie i skracanie rezerwacji
W szczegółach wynajmu kliknij Przedłuż / skróć, aby zmienić datę zakończenia rezerwacji - wydłużyć wynajem lub skrócić go i rozliczyć różnicę.
- 1
Ustaw nową datę zakończenia - opcjonalnie zaznacz Zwrot o określonej godzinie.
- 2
Sprawdź wyliczoną zmianę długości (w dniach) oraz sugerowaną kwotę (liczba dni × stawka dobowa) - możesz ją ręcznie zmienić.
- 3
Jeśli rezerwacja ma limit kilometrów, sprawdź i ewentualnie zmień sugerowaną zmianę limitu kilometrów.
- 4
Przy nowym przedłużeniu z kwotą do zapłaty możesz od razu zaznaczyć Opłacone i wybrać metodę płatności.
- 5
Kliknij Zapisz.
Jeśli wybrany termin koliduje z inną rezerwacją tego pojazdu, system pokaże błąd i nie pozwoli zapisać zmiany.
Przedłużone i skrócone rezerwacje widać w kalendarzu jako oznaczone odznaką „Przedłużone"/„Skrócone" wraz z pierwotną datą zakończenia i kwotą dopłaty lub zwrotu.
Edytować lub usunąć można tylko ostatnie przedłużenie/skrócenie. Usunięcie go przywraca poprzednią datę zakończenia i odejmuje powiązaną kwotę od rezerwacji - operacji nie można cofnąć.
Usuwanie rezerwacji
Aplikacja nie ma osobnej funkcji „anuluj" - rezygnację z rezerwacji realizujesz przez jej trwałe usunięcie.
- 1
Otwórz szczegóły rezerwacji.
- 2
W menu opcji wybierz Usuń.
- 3
Jeśli wynajem ma powiązane dokumenty (umowa, protokoły), zobaczysz ich listę - podpisane dokumenty są dodatkowo oznaczone ostrzeżeniem.
- 4
Jeśli usunięcie wymaga potwierdzenia, wpisz wskazane słowo (np. „USUWAM") w polu potwierdzenia.
- 5
Potwierdź usunięcie.
Usunięcie rezerwacji jest nieodwracalne - razem z nią trwale usuwane są powiązane dokumenty, w tym już podpisane. Po usunięciu system przekieruje Cię z powrotem do kalendarza.