Jak OnlyFastCars zamieniło Excela i papier na wypożyczalnię w tablecie
Opublikowano
Są wypożyczalnie, które wciąż wydają auta z segregatorem pod pachą. I są takie, które podsuwają klientowi tablet, a umowę, protokół i zdjęcia mają w jednym miejscu, zanim najemca przekręci kluczyk. Ta druga grupa rośnie szybciej, niż się wydaje.
OnlyFastCars należało do niej jako jedno z pierwszych. Przez trzy miesiące dopracowywaliśmy z jego zespołem system na podstawie codziennej pracy wypożyczalni, żeby kolejne firmy mogły wystartować w 24-48 godzin. Poniżej pokazujemy, jak wyglądała ta droga: od dobrze prowadzonego Excela do wypożyczalni, w której papier przestał być potrzebny.
Punkt wyjścia: Excel, który naprawdę działał
OnlyFastCars to wypożyczalnia szybkich samochodów. Nie zaczynało od chaosu, tylko od porządnie zorganizowanego arkusza. Sami mówią o tym wprost:
„My akurat mieliśmy bardzo fajnie stworzony Excel, ale teraz nie ukrywam, że gdyby go nie było, to Rentastic TOP!"
Arkusz nie był więc problemem. Problemem było wszystko, co działo się obok niego. Dane klientów trzeba było wyszukiwać w wiadomościach, mailach i starych umowach. Zdjęcia stanu auta lądowały w telefonach. A każda wydrukowana umowa oznaczała, że wydanie było przywiązane do biura i drukarki.
Kto prowadzi wypożyczalnię, zna to pytanie: ile razy zabrakło wydrukowanej umowy albo auto trzeba było wydać „na szybko"?
Trzy cele na start
Zanim cokolwiek zmieniliśmy, ustaliliśmy z OnlyFastCars, jak ma wyglądać meta:
- Zero papieru przy wydaniu. Podpis elektroniczny działający w terenie, bezpośrednio przy samochodzie.
- Pełna cyfryzacja historii. Stan floty i protokoły w chmurze, bezpieczne i dostępne z każdego miejsca.
- Koniec z domysłami. Każda rysa trafia do protokołu ze zdjęciem, które klient widzi i potwierdza podpisem.
Jak dziś wygląda wydanie auta
Dane klienta wpisuje się raz. PESEL, numer prawa jazdy i adres zostają w kartotece, więc przy kolejnym wynajmie umowa wypełnia się sama. W przypadku stałych klientów to jedna z tych zmian, które docenia się już podczas drugiej wizyty. W OnlyFastCars skwitowali to krótko: „To jest wygodne".
Protokół powstaje przy samochodzie. Pracownik wpisuje przebieg, poziom paliwa i stan bieżnika, który przy szybkich autach ma szczególne znaczenie. Zdjęcia robi bezpośrednio w protokole zdawczo-odbiorczym, a uszkodzenia zaznacza na schemacie pojazdu. Klient nie musi fotografować auta swoim telefonem ani zapełniać sobie galerii.
Klient podpisuje na tablecie. Palcem, na ekranie, bez długopisu i bez kartki. O tej funkcji OnlyFastCars mówi najkrócej ze wszystkich:
„Podpis elektroniczny - petarda."
Klient wychodzi z dokumentami w telefonie. Na dokumencie jest kod QR. Po jego zeskanowaniu i podaniu hasła klient ma dostęp do umowy, protokołu i zdjęć. Nikt nie szuka zagubionej kopii.
Zwrot auta: porównanie zamiast dyskusji
Przy zwrocie protokół zestawia stan z wydania ze stanem z odbioru. Widać przejechane kilometry, ewentualny nadprzebieg i uszkodzenia, których nie było na zdjęciach sprzed wynajmu.
To zamyka najdroższą rozmowę w branży, czyli tę zaczynającą się od słów „to już było". Zdjęcie z protokołu wydania, podpisane przez klienta, rozstrzyga sprawę szybciej niż jakiekolwiek przekonywanie. Jeśli chcesz sprawdzić, co można zapisać w protokole, zajrzyj na stronę o protokole zdawczo-odbiorczym.
Biuro jest tam, gdzie Ty
Najbardziej widoczna zmiana nie dotyczy dokumentów, tylko miejsca pracy. Skoro umowę, protokół i podpis obsługuje tablet, wydanie auta nie musi odbywać się w biurze. Pod hotelem, na lotnisku, pod domem klienta: wystarczy dostęp do internetu.
Jest też efekt, którego nie da się zapisać w arkuszu. Klient, któremu podsuwasz tablet zamiast kartki, dostaje jasny sygnał: trafił do eksperta w tej branży. Przy samochodach, które wypożycza się dla emocji, taki standard obsługi jest częścią produktu.
Rozwiązania pisane razem z praktykami
OnlyFastCars nie było tylko użytkownikiem. Wiele decyzji w Rentastic zapadło po rozmowach z zespołem wypożyczalni: które pola w protokole mają być obowiązkowe, czy przechowywać dane stałych klientów, jak powinny wyglądać płatności dodatkowe. Przebieg w profilu pojazdu uzupełnia się sam na podstawie protokołów wydania i odbioru. Na pytanie, czy to zmieniać, usłyszeliśmy: „Tak jak jest, jest super".
Dzięki temu system nie jest zbiorem funkcji wymyślonych przy biurku. To zapis tego, jak na co dzień pracuje wypożyczalnia, która wydaje auta szybko i nie zostawia miejsca na pomyłki.
Twoja wypożyczalnia startuje w 24-48 godzin
Trzy miesiące pracy z OnlyFastCars to czas, w którym powstawały gotowe rozwiązania. Ty dostajesz je od pierwszego dnia, więc start wygląda zupełnie inaczej:
- Wysyłasz swoją umowę najmu. Dostosowujemy ją do systemu tak, żeby dane klienta i pojazdu wypełniały się same. Możesz to zrobić także samodzielnie.
- Wypełniasz arkusz importu pojazdów. Cała flota trafia do systemu za jednym razem.
- Wydajesz pierwsze auto. Umowa, protokół, zdjęcia i podpis na tablecie działają od razu.
Całość zajmuje od 24 do 48 godzin.
Efekt
- Szybsza obsługa klienta przy wydaniu i zwrocie, bez drukowania i przepisywania danych.
- Jedno miejsce na wszystko: umowy, protokoły, zdjęcia i podpisy przypisane do klienta i auta.
- Większa kontrola nad tym, które auto jest wydane, komu i na jak długo, także w kalendarzu floty.
- Mniej błędów w zespole, bo każdy pracuje na tych samych danych.
Najlepiej podsumowuje to samo OnlyFastCars:
„Rentastic pozwala rosnąć bez dokładania problemów."
Najczęstsze pytania
Ile trwa cyfryzacja wypożyczalni samochodów?
Od 24 do 48 godzin. Wystarczy przesłać umowę najmu i wypełnić arkusz importu pojazdów. Umowę dostosujemy do systemu za Ciebie, choć możesz to zrobić także we własnym zakresie.
Czy do wydania auta potrzebna jest drukarka?
Nie. Umowę i protokół wypełnia się na tablecie lub telefonie, a klient podpisuje je na ekranie. Potrzebny jest tylko dostęp do internetu.
Jak klient dostaje kopię umowy i protokołu?
Przez kod QR na dokumencie lub link wysłany mailem. Dostęp jest chroniony hasłem, więc dokumenty widzi tylko najemca.
Czy da się przenieść dane z Excela?
Tak. Pojazdy wpisujesz do arkusza importu, a cała flota trafia do systemu za jednym razem.
Ile kosztuje program dla wypożyczalni samochodów?
Cena zależy od wielkości floty. Aktualne pakiety są w cenniku, a przez 14 dni możesz sprawdzić pełną wersję za darmo, bez podawania karty.
Pierwsza liga wypożyczalni już pracuje bez papieru. OnlyFastCars pomogło przetrzeć szlak, a Ty możesz dołączyć w 24-48 godzin. Sprawdź, jak Rentastic zadziała w Twojej wypożyczalni.