Osobówki, kampery i busy w jednym kalendarzu
Opublikowano
Wypożyczalnia rzadko zaczyna od floty mieszanej. Zaczyna od aut, a potem ktoś pyta o kampera na lipiec, ktoś inny o busa na przeprowadzkę i po dwóch sezonach w tabelce stoją obok siebie trzy zupełnie różne biznesy.
Problem nie polega na tym, że pojazdów jest więcej. Polega na tym, że każdy typ ma inny rytm najmu, inne dokumenty i inne terminy, a jeden arkusz zakłada, że wszystkie są takie same.
Cztery rzeczy, które przestają się zgadzać
Długość najmu. Osobówka wynajmuje się na dobę albo na weekend, kamper na tydzień lub dwa, bus dostawczy często na kilka godzin. W widoku miesięcznym te trzy rytmy wyglądają zupełnie inaczej i tylko jeden z nich mieści się w kolumnie „dzień".
Sezon. Kampery pracują od maja do września i stoją przez zimę. Busy dostawcze pracują cały rok, z górką na przeprowadzki wiosną i jesienią. Osobówki są najbardziej równe. Jedna średnia obłożenia liczona dla całej floty nie mówi o żadnej z tych trzech grup nic użytecznego.
Warunki najmu. Kaucja przy kamperze bywa wielokrotnie wyższa niż przy osobówce, limit kilometrów niższy, a kara za nadprzebieg wyższa. Bus dostawczy rządzi się jeszcze inaczej: liczy się ładowność, komplet pasów i to, czy wróci zatankowany. Jedna stawka na całą flotę oznacza, że albo tracicie na kamperach, albo przepłaca klient wynajmujący auto miejskie.
Terminy. Przegląd, ubezpieczenie, wymiana opon, a przy kamperze także legalizacja butli i przygotowanie do zimowania. Im więcej typów, tym więcej dat, których nikt nie trzyma w jednym miejscu, dopóki nie zrobi się z tego problem.
Dubel w kalendarzu kosztuje najwięcej w sezonie
Podwójna rezerwacja tego samego pojazdu jest błędem, który zdarza się każdemu, kto prowadzi kalendarz ręcznie. Przy flocie mieszanej zdarza się częściej z prostego powodu: pojazdy różnią się tak bardzo, że nie da się zaproponować zamiennika. Klientowi, który zarezerwował kampera na urlop, nie podstawicie kombi.
Do tego dochodzą blokady, o których łatwo zapomnieć. Pojazd w serwisie, pojazd po szkodzie, kamper w przygotowaniu przed sezonem. Każdy z tych stanów wyłącza pojazd z wynajmu, ale w arkuszu wygląda jak pusty tydzień.
Wniosek jest niezależny od tego, w czym prowadzicie wypożyczalnię: kalendarz musi pokazywać jednocześnie rezerwacje i niedostępność, a nie same rezerwacje.
Dokumenty różnią się bardziej, niż się wydaje
Umowa najmu i protokół zdawczo-odbiorczy wyglądają podobnie dla każdego pojazdu, dopóki nie zaczniecie ich uważnie czytać.
Kamper wymaga opisania części mieszkalnej i wyposażenia kempingowego. Przy busie dostawczym trzeba opisać ładownię, pasy i przestrzeń ładunkową, a do tego najczęściej wraca on poza godzinami pracy biura. Bus osobowy i autobus dokładają wątek przewozu osób i uprawnień kierowcy. Osobówka nie ma żadnego z tych problemów.
Praktyczna konsekwencja jest jedna: albo macie osobne wzory dla typów pojazdów, albo jeden wzór tak ogólny, że nie chroni Was przy żadnym z nich.
Co da się z tym zrobić w jednym miejscu
W Rentastic flota mieszana jest podstawowym założeniem, a nie wyjątkiem. Pojazd zakładacie z typem: samochód osobowy, ciężarowy, ciągnik rolniczy, autobus, przyczepa, kamper, bus dostawczy, bus osobowy albo inny. Osobówka, kamper, bus i autobus mają własną sylwetkę na schemacie uszkodzeń, więc uszkodzenie zaznacza się na rysunku tego pojazdu, który faktycznie wyjechał.
Kalendarz pokazuje wszystkie pojazdy obok siebie w oknie trzech miesięcy, razem z blokadami, a rezerwacji na pojazd zajęty albo zablokowany system po prostu nie pozwoli utworzyć. Grupy pojazdów pozwalają wydzielić kampery, busy i auta osobowe, a potem filtrować flotę tak, jak ją naprawdę prowadzicie. Jeśli warunki różnią się nie tylko między typami, ale i między klientami, jeden pojazd może mieć kilka cenników z własną ceną, kaucją, limitem kilometrów i karą za jego przekroczenie. Ta ostatnia funkcja jest domyślnie wyłączona i włącza się ją tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebna.
Terminy siedzą przy pojeździe. Przypomnienie o przeglądzie, ubezpieczeniu czy wymianie opon dodajecie z karty konkretnego auta i widzicie przy nim licznik aktywnych pozycji. Sprawy niezwiązane z żadnym pojazdem też da się zanotować, więc opłata albo termin w urzędzie nie muszą lądować w prywatnym kalendarzu.
Czego u nas nie ma: przyczepa i ciągnik rolniczy nie mają własnej sylwetki na schemacie uszkodzeń. Zaznaczycie uszkodzenie i udokumentujecie je zdjęciami, ale rysunek nie będzie rysunkiem przyczepy. Jeśli przyczepy są u Was głównym towarem, warto o tym wiedzieć przed decyzją, a nie po.
Policzcie jedną rzecz. Ile macie dziś miejsc, w których trzymacie terminy związane z flotą? Kalendarz w telefonie, arkusz, zeszyt, kartka na biurku. Każde z nich to osobne miejsce, w którym coś przepadnie.
Więcej z tej serii: zwrot busa po godzinach